Muốn làm nhân viên hành chính văn thư, bạn cần biết gì?

Doanh nghiệp muốn hoạt động, chắc chắn không thể thiếu bộ phận hành chính nhân sự. Thực tế này phản ánh cơ hội việc làm của nhân viên hành chính nhân sự rất lớn, đa dạng với nhiều vị trí và nhiều nhiệm vụ đặc thù khác nhau. Bài viết dưới đâu chúng tôi sẽ cùng bạn tìm hiểu về nhân viên hành chính văn thư .

Trách nhiệm

  • Quản lý con dấu căn cứ vào nội dung các văn bản, giấy tờ để đóng dấu thích hợp.
  • Tiếp nhận các loại công văn vào sổ công văn đi và đến.
  • Phân loại và phân phối công văn cho các bộ phận, tra cứu, cung cấp tài liệu hồ sơ theo yêu cầu.
  • Chuyển giao công văn tài liệu, báo chí, báo cáo đến các Phòng, Xí nghiệp, bộ phận liên quan.
  • Viết giấy giới thiệu, giấy công tác.
  • Đánh máy, photocopy các văn bản, công văn giấy tờ thuộc phần việc được giao.
  • Sắp xếp hồ sơ, tài liệu để lưu trữ vào sổ sách, theo dõi luân chuyển hồ sơ.
  • Giữ bí mật nội dung các công văn giấy tờ, tài liệu…
  • Quản lý tổng đài, máy fax theo quy định của Công ty.
  • Trực tiếp thực hiện, theo dõi việc kiểm soát tài liệu, kiểm soát hồ sơ của Phòng.
  • Giữ các hồ sơ pháp lý của Công ty do Trưởng phòng giao.

Quyền hạn 

  • Từ chối đóng dấu với các văn bản không đúng thẩm quyền..
  • Từ chối viết giấy giới thiệu, giấy công tác với các trường hợp không đúng theo quy định của Công ty.

Báo cáo và ủy quyền

  • Báo cáo công việc cho Trưởng phòng, trường hợp Trưởng phòng vắng mặt thì báo cáo cho Phó phòng.
  • Được uỷ quyền cho các nhân viên trong Phòng giải quyết thay nhưng phải báo cho Trưởng phòng biết để theo dõi.

Tiêu chuẩn

Kiến thức: Tốt nghiệp Phổ thông trung học, tin học văn phòng, tiếng Anh trình độ A trở lên.

Kỹ năng: Chữ viết đẹp rõ ràng, hiểu biết các quy định hiện hành về công tác công văn giấy tờ, bảo mật tài liệu, các hướng dẫn và đăng ký công văn, có kiến thức nghiệp vụ chuyên môn lưu trữ; hiểu biết về cơ cấu tổ chức và mối quan hệ giữa các bộ phận trong Công ty, thể lệ gửi công văn giấy tờ, thông thạo kỹ thuật đánh máy, photocopy, trình bày văn bản.

Phẩm chất đạo đức: trung thực, nhanh nhẹn. 

Công ty cổ phần NewCA

Xuất phát điểm là Nhà cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số NewCa uy tín và chất lượng từ năm 2013, NewCA là một trong hai thương hiệu chữ ký số chiếm thị phần lớn nhất trên thị trường. 

Trải qua gần 10 năm hoạt động và phát triển không ngừng nghỉ, NewCA đã chuyển mình phát triển thành Nhà cung cấp Dịch vụ số uy tín hiện nay. Thấu hiểu được nhu cầu chuyển đổi số của doanh nghiệp trong thời đại công nghệ 4.0, NewCA cung cấp những giải pháp số, dịch vụ công trực tuyến đáp ứng mọi nhu cầu của khách hàng. 

Có thể kể đến một số sản phẩm tiêu biểu do NewCA phân phối như

  • Phần mềm kế toán CyberBook
  • Hợp đồng điện tử CyberSign
  • Hóa đơn điện tử CyberBill
  • Thuế điện tử CyberTax
  • Bảo hiểm xã hội điện tử CyberCare
  • Dịch vụ kế toán
  • Dịch vụ bảo hiểm
  • Đăng ký kinh doanh

Hoạt động với sứ mệnh “NewCA luôn sẵn sàng khi bạn cần nhất”, Nhà cung cấp Dịch vụ số NewCA luôn cố gắng cải tiến và phát triển không ngừng để đáp ứng mọi nhu cầu cấp thiết của khách hàng. NewCA mong muốn đồng hành cùng mọi doanh nghiệp trên con đường chuyển đổi số, trở thành đơn vị cung cấp dịch vụ tốt nhất, vì lợi ích tối đa của khách hàng.

Các bài viết liên quan:

>>> Cập nhật những ưu điểm nổi bật trong phiên bản iTaxViewer mới

>>> Các loại hóa đơn sử dụng trong doanh nghiệp hiện nay

CÔNG TY CỔ PHẦN NEWCA

Trên đây là thông tin về nhân viên hành chính văn thư mà doanh nghiệp cần biết. Toàn bộ nội dung được biên tập bởi đội ngũ Nef Digital – đơn vị cung cấp giải pháp chuyển đổi số toàn diện cho doanh nghiệp.